5 Claves para que la autoridad deje de ser un obstáculo
- yolomacias
- hace 2 días
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La mayoría de las empresas no fallan por falta de calidad, sino por incapacidad de comunicación. En el entorno regulatorio, una respuesta ambigua, emocional o mal estructurada es interpretada como falta de control.
La relación con la autoridad no debe basarse en el miedo, sino en la autoridad técnica. Aquí te digo cómo transformar tus interacciones con COFEPRIS, FDA o cualquier regulador en una ventaja estratégica.
1. Deja de hablar "comercial" y empieza a hablar "normativo"
El error más común es intentar explicar un problema con términos operativos o de negocio. A la autoridad no le importa cómo funciona tu logística; le importa cómo cumples con la NOM o la Ley General de Salud.
No digas: "Lo enviamos rápido para cumplir la meta".
Di: "El proceso se ejecutó bajo los criterios de trazabilidad establecidos en el numeral X de la norma Y".
Tip de Oro: Traduce tus procesos internos a lenguaje técnico-regulatorio antes de enviar cualquier oficio.
2. El peligro de la "Respuesta Rápida"
Ante un requerimiento, la urgencia es el peor enemigo. Responder de forma impulsiva o incompleta solo genera más preguntas y auditorías más profundas.
La regla de oro: Es mejor solicitar una prórroga para entregar una respuesta blindada, que enviar una respuesta rápida que abra nuevas líneas de investigación.
Analiza, identifica el marco normativo y define una postura técnica única.
3. La transparencia es Madurez Regulatoria (No ocultes, gestiona)
Intentar esconder una desviación es subestimar al auditor. Las empresas con Madurez Regulatoria no ocultan problemas; demuestran que saben resolverlos. Si encuentran un hallazgo, comunica:
Análisis de Causa Raíz (CAPA).
Acciones correctivas inmediatas.
Evidencia de seguimiento.
La autoridad confía más en una empresa que detecta y corrige, que en una que finge perfección.
4. Una sola voz: El "Blindaje de Consistencia"
Nada dispara más alarmas que tres departamentos dando versiones distintas.
Centraliza la comunicación en un Responsable Regulatorio.
Asegura que el área de Calidad, Producción y legal estén alineados.
La inconsistencia es interpretada como falta de sistema de calidad.
5. Documentar no es "llenar papeles", es construir evidencia
En una inspección, lo que no está escrito, no existe. Una comunicación efectiva se apoya en evidencias, no en promesas.
No digas "lo estamos revisando". Envía el cronograma de revisión firmado.
No digas "el personal sabe qué hacer". Presenta la lista de capacitación actualizada.
La comunicación es una herramienta estratégica
Las empresas que ven la comunicación con la autoridad como un "mal necesario" siempre vivirán bajo presión. Las que la ven como una herramienta de confianza logran procesos más ágiles, menos multas y una reputación institucional sólida.
En cumplimiento, no se trata de defenderse; se trata de demostrar dominio.
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